مشکلات و موانع موجود در روابط عمومی ها |
نویسنده: رحیم محمدی بالادزایی کارشناس ارشد مدیریت دولتی- تحول - اگر مدیران سازمانی می خواهند هنر مردم داری را تحقق بخشند، لازمه آن به کارگیری مدیران روابط عمومی کاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراری ارتباط با مخاطبان است. |
چکیده روابط عمومی نهادی است که به جوامع نوین تعلق دارد و در روند پیدایش و رشد سازمانهای نوین برای تسهیل ارتباط میان سازمانها با محیط درونی و بیرونی، مخاطبان، گروههای تأثیرگذار و تأثیرپذیر از سازمان، افکار عمومی، رسانهها و سازمانهای دیگر ایجاد شده است. روابط عمومی با ایفای کارکردهای اطلاعرسانی و اطلاعیابی، ایجاد و حفظ ارتباطات دوسویه و تفاهم متقابل بین سازمان و مخاطبان و جلب اعتماد و مشارکت مخاطبان به سازمان، کمک به مدیریت برای همگام شدن با تغییرات محیطی، نزدیک کردن نگرشهای مخاطبان با سازمان و متقابلاً نزدیک کردن اقدامات و نگرشهایسازمان با مخاطبان به پویایی و رشد و توسعه سازمان در محیط و در راه رسیدن به اهداف و استراتژیهای آن کمک میکند.
نقش عمده روابط عمومی، کاهش و نزدیک کردن اذهان عمومی به واقعیت در سازمان هاست.
واژگان کلیدی: روابط عمومی – ساختار- اخلاق حرفه ای – فقدان –سیستم باز- مدیریت – استراتژیک –نگرش حرفه ای
مقدمه
از تعریف فوق همچنین میتوان دریافت که وظایف روابط عمومی دیگر به پذیرایی از ارباب رجوع، برنامه ریزی برای اوقات فراغت و تفریح کارکنان، نصب پلاکارد، پیام تبریک و تسلیت و کارهایی از این دست ختم نمی شود و با توجه به متنوع و پیچیده تر شدن روابط، افزایش رسانه ها، بالا رفتن سطح انتظارات و دانش مخاطبان ، از روابط عمومیها انتظارات تخصصی تر و حرفه ای تری می رود و روابط عمومی چنانچه بتواند به وظایف خود به نحو احسن عمل نماید و به معنای واقعی تعریف فوق ، یک روابط عمومی کارا باشد ، می تواند به عنوان یکی از واحدهای کلیدی و پویای سازمان مطرح و مورد توجه قرار گیرد. اما متاسفانه در حال حاضر اکثر روابط عمومی ها به دلیل درگیری با وظایف سنتی خویش، عدم استفاده از شیوه ها و تکنیکهای ارتباطی و اطلاعتی نوین و دلایل دیگر که در ادامه به آن اشاره خواهد شد ، بیشتر به عنوان یک سمبل مطرح و در برنامه ریزی ها ی کلان و استراتژیک سازمان حضور نداشته و یا حضورشان بسیار کم رنگ می باشد.
روابط عمومی می بایست به عنوان یک پل و کانال ارتباطی دو سویه میان سازمان و محیط پیرامون خویش عمل نماید و با جمع آوری اخبار و اطلاعات در مورد رقبا، مشتریان، ذی نفعان و. فرصتها و تهدیدهای پیش روی سازمان را تا حدی پیش بینی نماید و با انعکاس اطلاعات گردآوری شده ، به مدیریت ارشد سازمان کمک نماید تا بر اساس آن اطلاعات در موقعیتهای مختلف، استراتژیها و تهای صحیح و درستی را اتخاذ نماید. میتوان گفت مرز بین سازمانهای پیشرو ، یعنی سازمان هایی که نیاز مشتری را زودتر از خود او پیش بینی میکنند و از سایر رقبای خود پیشتر و درواقع آنها هستند که تغییرات را ایجاد و حتی رهبری میکنند باسازمان های انفعالی در همین مطلب است،که این امر نیز تنها با جمع آوری اخبار و اطلاعات پیرامون فرهنگ ، سنت ، هنجارها و ارزشها ی اجتماعی و علایق متفاوت مخاطبان امکان پذیر می باشد. این نکته را هرگز نباید فراموش نمود که مصرف کنندگان محصول و خروجی سازمان اعم از تولیدی یا خدماتی یک انسان می باشد و چون با انسان سروکار داریم خود به خود پای علوم انسانی ، علوم اجتماعی و روابط عمومی به میان می آید .حال که اهمیت روابط عمومی مشخص گردید
چیزی که بسیاری از متخصصان و کارشناسان روابط عمومی درباره آن توافق دارند این است که جایگاه فعلی روابط عمومی در ایران چندان رضایت بخش نیست و ازپتانسیل های موجود به خوبی بهره برداری نمی شود. هنوز در بخش های مختلف روابط عمومی، نقصان زیادی وجود دارد. در حوزه حقوقی، پیشرفت قابل توجهی به دست نیامده است.
ما نباید فراموش کنیم که در تربیت یک متخصص روابط عمومی، دچار اشکالات متعدد هستیم. استادان باید خودشان را با دانش روز روابط عمومی هماهنگ کنند تا دانشجویی که فارغ التحصیل می شود از دوجنبه تئوری و عملی توانایی برخورد با مسایل و مشکلات این حوزه را داشته باشد.
کمبود نیروی انسانی متخصص و متبحر در روابط عمومی چه از لحاظ کمی و چه از لحاظ کیفی. این موضوع ، با مطرح شدن مباحث جدیدی همچون روابط عمومی 2 و روابط عمومی الکترونیک بیشتر خود نمایی میکند . برای رفع این معضل عوامل ذیل میتوانند راهگشا باشند :
1- تربیت نیروهای متخصص در دانشگاهها و همچنین بازنگری در سرفصل دروس دانشجویان رشته روابط عمومی و سوق دادن آموزشها به سمت یک روابط عمومی کاربردی و حرفه ای و کاهش واحدهای دروس نظری. به عبارت ساده تر، ایجاد پلی جهت بر قراری ارتباط میان آموخته های دانشگاهی و واقعیتهای موجود در کار 2- آموزش مستمر به همراه یک آزمون واقعی
موانع موجود بر سر راه تحقیق و پژوهش همانطور که میدانیم تنها راه شناسایی محیط و گرفتن بازخورد از آن انجام تحقیق و بررسی های دقیق و کارشناسی میباشد، اما برخی از معضلات و مشکلات که در این مسیر وجود دارند این مهم را تحت تاثیر قرار داده است . موانع و مشکلات یاد شده را میتوان در دو سطح درون سازمانی و برون سازمانی مورد بحث و بررسی قرار داد. مواردی همچون عدم اعتقاد برخی از مدیران نسبت به تاثیر امر پژوهش و یا عدم تخصیص اعتبارات کافی بدین منظور به عنوان مانعی در درون سازمان و عدم همکاری مخاطبین و یا جامعه هدف با پژوهشگر به علت تعابیر و تفاسیر متفاوت و اشتباه در حوزه موانع برون سازمانی تقسیم میشوند .
بررسی و شناخت ومطالعه مداوم محیط داخل وخارج سازمان یک وظیفه مهم روابط عمومی است. پیشرفت روز افزون وسایل ارتباط جمعی وبهره گیر ی از فن آوریهای نوین اطلاعاتی وارتباطی موجب شده است تا روابط عمومی هایی بتوانند درعرصه فعالیت سازمانی موفق باشد که پژوهش مدار وتحلیل گرا باشند حرکت از جامعه صنعتی به سوی جامعه اطلاعاتی و پدیده مهم جهانی شدن زمینه شناسایی، کسب پردازش وانتقال دانش واطلاعات را فراهم نموده است واگر روابط عمومی نتواند دراین چرخش اطلاعات نقش آفرینی کند روابط عمومی مرده وناکار آمد است راه اندازی تلفن گویا، سایت وپایگاههای اطلاعاتی، وبلاگ، نشریات الکترونیکی، مجله الکترونیکی درتغییر کارکردها وشکل ومحتوای روابط عمومی در هزاره سوم تأثیر بسزایی داشته است ودراین عرصه سازمانی می تواند موفق عمل کند که با اطلاع رسانی واطلاع یابی به موقع چالش ها را پشت سر بگذارد. درغیر اینصورت سازمانهای باروابط عمومی سنتی و ناکارآمد در آستانه شکست وناکامی قرار می گیرد.
عدم توازن میان تنوع و گسترش وظایف روابط عمومی با توانایی پرسنل اگر چه از نظر علم مدیریت تنوع وظایف مزایایی همچون افزایش انگیزه کارکنان ، فراهم آمدن زمینه خلاقیت و ابداع و ابتکار، چند مهارتی شدن کارمندان و جلوگیری از یکنواختیرا به همراه دارد اما این تنوع وظایف در روابط عمومی ها در پاره ای از مواقع شکلی نامعقول به خود گرفته ، به طوریکه کارکنان را بایک موقعیت کاملاً جدید و متضاد با کارهای قبلی خود مواجه میکند و همین امر سبب گشته تا فعالیت در روابط عمومی به کار در یک محیط پر از استرس مبدل گردد. برای کاهش و رفع این معظل تدوین و تبیین یک مجموعه از وظایف تعریف شده و قانونی ضروری به نظر میرسد.
درصد بالای وظایف پیش بینی نشده و انجام آنها بدون برنامه ریزی در روابط عمومی بسیار دیده می شود که کارها اکثرا بدون برنامه ریزی قبلی انجام می پذیرد و دلیل آن هم این پاسخ کلیشه ای است که : "ماهیت کار در روابط عمومی با کار در سایر واحدهای سازمان متفاوت است" درست است که بخشی از کارهای روابط عمومی پیش بینی نشده است و ممکن است در انجام برخی از کارها به هر دلیلی تغییر و تحول روی دهد ، اما عقلانی و توجیه پذیر نیست که به این بهانه برنامه ریزی را که یکی از مهمترین ارکان مدیریت و یک اصل مهم و انکارناپذیر در موفقیت در انجام هر کاری است نادیده گرفت.
عدم استقلال – مدیریت محوری از آنجا که روابط عمومی در اکثر سازمانها به طور مستقیم زیرنظر مدیرعامل فعالیت میکند و مدیران نیز سعی میکنند که افراد نزدیک و مورد اعتماد خویش را در این پست به کار گزینند همواره این خطر وجود دارد که روابط عمومی به جای اینکه در خدمت سازمان باشد و در جهت تحقق اهداف و منافع سازمان بکوشد منافع و اهداف مدیر را دنبال نماید. و به همین دلیل ساده مجموعه روابط عمومی گاهی اوقات مجبور می شود ضعف ها و نارسایی های موجود در سیستم را که عمدتا آشکار هم هست بپوشاند و یا در اولویت قرارندهد. این امر نه تنها با اخلاق حرفه ای روابط عمومی منافات دارد و کمکی به مدیریت در به سامان نمودن اوضاع نمیکند بلکه موجبات سلب اعتماد مخاطب نسبت به سیستم را فراهم آورد و سازمان بزرگترین سرمایه خویش را که همانا اعتماد مشتری میباشد را از دست میدهد.
کمبود تجهیزات و عدم دسترسی روابط عمومی ها به تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی روز. این مورد به دفعات از سوی کارشناسان روابط عمومی مطرح شده است . درست است که ما در سازمان با کمبود امکانات و تجهیزات مدرن مواجه هستیم اما به نظر میرسد از همین امکانات محدود و قدیمی مانند اینترنت ، فکس ، نرم افزارهای آماری ، پیامک و.هم که در سازمانها وجود دارد به دلایل مختلف استفاده بهینه و شایسته ای به عمل نمی آید.
مهمترین دلیل این موضوع نیز عدم وجود توازن و هارمونی لازم ومناسب میان پیشرفت روز افزون تکنولوژی و پیشرفت کند کارکنان روابط عمومی میباشد. در ثانی زمانی باید از کمبود تجهیزات و حرکت به سمت استفاده از تجهیزات مدرن بحث نمود که دیگر سیستمهای فعلی و قدیمی پاسخگوی نیاز ما نباشند.
به امید روزی که با درک اهمیت روابط عمومی از سوی مدیران و همچنین حرکت خود روابط عمومی ها به سوی حرفه ای شدن ،روابط عمومی بتواند خود را اثبات و جایگاه اصلی خویش را درسازمان بیابد.
انتخاب یا انتصاب کارگزار روابط عمومی بر اساس جریان های ی انتخاب و یا انتصاب مسئول روابط عمومی در هر سازمانی باید بدور از جریانها و یا نگرش های فکری ی و وابستگی جریانی باشد زیرا اینگونه انتخاب ها با نزدیک بودن نگرش ها در سطح سازمانی قطعا کارگزاران روابط عمومی ها را از رسالت اصلی و اهداف شرکت دور خواهد کرد لذا باید افراد بر اساس تخصص وتجربه در جهت رسیدن به اهداف خرد و کلان سازمان گام بردارند و تحت عنوان روابط عمومی سازمان محور برنامه های منظمی را تدوین کنند اما دیده می شود که کارگزاران در برخی از سازمانها به نوعی با حمایت و یا هواخواهی جناحی به سیستم تحمیل می شوند که این خود به عنوان یک آسیب تلقی می گردد و می تواند به صورت یک عامل بازدارنده مانع رشد و شکوفایی روابط عمومی ها در اجرای مأموریت های سازمان شود.
در برخی از این انتخاب ها پس از بررسی بعمل آمده آنچه نتیجه گیری میشود آن است که کارگزار تحمیل شده دارای هیچ تخصص و تجربه ای نبوده و تنها به عنوان یک فرد تحصیل کرده وارد سیستم می شود که جای بسیاری برای بحث دارد.اگر هم از یک نگاه دیگرکارگزار روابط عمومی با جریان فعال خارج از سازمان همسو نباشد باز هم مشکلاتی را در راستای تحقق اهداف سازمان بهمراه خواهد داشت که کارکنان مجموعه را هم تحت تأثیر خود خواهد گذاشت لذا باید به طور کلی یک کارگزار روابط عمومی با یک رویکرد حرفه ای همراه با تخصص و تقوا در مسیر هموار سازی راه های دستیابی به اهداف را مد نظر داشته باشد تا در تمام لحظه ها و زمان ها اثر گزار باشد و حداقل نگرش های ی را وارد سازمان نکند و برنامه ها را متاثر نسازد.
پیشنهاد های لازم برای توانمندی ورفع مشکلات روابط عمومی ها ۱) توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای ی مخرب که متأسفانه یکی از معضلات روابط عمومی هاست. ۲) ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان که این در صورتی محقق خواهد می شود که مدیر روابط عمومی بهره ای از علوم مشاوره ای، روانشناسی، علوم تربیتی، جامعه شناسی، مردم شناسی و . داشته باشد؛ که این موضوع خلأ بزرگی در بسیاری از مدیران روابط عمومی های فعلی است. ۳) دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد. ۴) حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و . این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد. مشکلات و موانع موجود در روابط عمومی ها متن کامل بیانیه گام دوم انقلاب باز هم درد دل همیشگی و مشکلی که همچنان وجود دارد.... روابط ,عمومی ,های ,سازمان ,ها ,یک ,روابط عمومی ,عمومی در ,است که ,می شود ,عمومی ها ,کارگزاران روابط عمومی ,فلسفه روابط عمومی ,اهمیت روابط عمومی ,وظایف روابط عمومیمشخصات |
درباره این سایت